Chính sách mạng xã hội cho nhân viên nên viết thế nào?

Chính sách mạng xã hội cho nhân viên là gì?

Nói ngắn gọn, đây là bộ quy tắc để nhân viên biết được: trên Facebook, TikTok, LinkedIn, Zalo cá nhân thì được đăng gì, không được đăng gì, và khi nào phải xin duyệt trước.

Với doanh nghiệp Việt Nam, chính sách này không chỉ để “quản lý phát ngôn”. Nó giúp giảm rủi ro lộ bí mật kinh doanh, lộ dữ liệu khách hàng, đăng ảnh dây chuyền sản xuất, chụp màn hình đơn hàng, hoặc vô tình nói như thể đang đại diện công ty.

Căn cứ hay dùng nhất là Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt Điều 21 khoản 2 về việc người lao động thỏa thuận bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Nếu có dùng ảnh nhân viên/khách hàng thì cần để ý quyền hình ảnh theo Bộ luật Dân sự 2015.

Vì sao doanh nghiệp cần làm chính sách này?

Câu trả lời là: vì rủi ro từ mạng xã hội thường đến rất nhanh, rất đời thường.

Ví dụ thực tế:

• Nhân viên sale chụp màn hình CRM có tên, số điện thoại, lịch sử mua hàng rồi đăng lên story để “khoe KPI”.
• Bạn làm ở công ty sản xuất đăng video ca làm có bảng quy trình, thông số máy, vị trí kho.
• Một nhân sự mặc đồng phục, trả lời comment bên ngoài theo kiểu “công ty em cam kết…” khiến khách hiểu đó là phát ngôn chính thức.
• Nhân viên đăng ảnh team, nhưng phía sau lộ khách đang họp, bảng giá, màn hình email, hoặc giấy tờ trên bàn.

Những việc này không phải lúc nào cũng thành “vi phạm nghiêm trọng” ngay lập tức, nhưng đủ gây mất uy tín, mất khách, và tạo ra tranh cãi nội bộ rất mệt.

Nên quy định những gì trong chính sách mạng xã hội cho nhân viên?

Bạn nên viết theo hướng dễ hiểu, ít chữ nhưng đủ dùng. Không cần văn vẻ, chỉ cần rõ.

Có nên cấm nhân viên dùng mạng xã hội không?

Không nên cấm chung chung, vì cấm quá tay dễ phản tác dụng và khó thực thi.

Cách tốt hơn là cấm theo rủi ro. Ví dụ:

• Được đăng: ảnh team building đã được duyệt, tin tuyển dụng công khai, bài chia sẻ nghề nghiệp không lộ dữ liệu nội bộ.
• Cần xin duyệt: ảnh có logo công ty, bài kể chuyện khách hàng, ảnh ở khu vực sản xuất, video quay tại văn phòng.
• Không được đăng: dữ liệu cá nhân khách hàng, doanh thu nội bộ, chuyện tranh chấp, thông tin bảo mật, ảnh chụp màn hình hệ thống.

Nếu doanh nghiệp có bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng, R&D, kế toán, kỹ thuật, thì chính sách nên siết mạnh hơn ở nhóm này vì họ chạm nhiều dữ liệu nhạy cảm.

Làm sao để tránh nhân viên phát ngôn nhân danh công ty?

Bạn cần tách rõ “ý kiến cá nhân” và “phát ngôn chính thức”.

Một câu rất hữu ích để đưa vào chính sách là:

“Nhân viên không được tự ý đại diện, xác nhận, cam kết hoặc trả lời thay mặt công ty trên mạng xã hội, trừ khi được ủy quyền bằng văn bản hoặc theo chức danh/chương trình đã thông báo công khai.”

Ngoài câu chữ, nên làm thêm 3 việc:

• Có danh sách người được ủy quyền phát ngôn.
• Có mẫu trả lời chuẩn cho các tình huống nhạy cảm.
• Dạy nhân viên cách phản hồi lịch sự: “Mình xin phép không thay mặt công ty trả lời vấn đề này, vui lòng liên hệ kênh chính thức…”

Có được đăng ảnh nơi làm việc hoặc khách hàng không?

Có thể, nhưng nên có quy trình xin phép rõ ràng.

Với ảnh đồng nghiệp, khách hàng, trẻ em, bảng tên, màn hình máy tính, giấy tờ trên bàn: nên coi là “cần kiểm tra trước khi đăng”. Theo Bộ luật Dân sự 2015, việc sử dụng hình ảnh cá nhân thường cần sự đồng ý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thực tế, một chính sách đơn giản sẽ đỡ tranh cãi hơn nhiều so với xử lý sau khi ảnh đã lan truyền.

Mẫu câu để dùng trong nội bộ:

• “Không đăng ảnh có mặt khách hàng nếu chưa được khách đồng ý.”
• “Không chụp màn hình màn hình làm việc, email, CRM, hồ sơ giấy khi chưa làm mờ thông tin.”
• “Ảnh chụp tại văn phòng chỉ được đăng khi không lộ tài liệu, thiết bị, khu vực hạn chế.”

Mẫu chính sách mạng xã hội cho nhân viên có thể dùng ngay

Bạn có thể copy khung sau và chỉnh theo doanh nghiệp:

Bạn cũng nên chuẩn bị một mẫu cam kết ngắn cho nhân viên ký khi onboard.

Ví dụ mẫu:

Tôi hiểu và đồng ý không đăng tải, chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng, tài liệu công ty, hình ảnh nhạy cảm tại nơi làm việc lên mạng xã hội khi chưa được phép. Tôi hiểu rằng mọi phát ngôn cá nhân của tôi không đại diện cho công ty nếu chưa được ủy quyền.

Doanh nghiệp nên làm gì ngay tuần này?

Hãy làm 4 việc sau, càng sớm càng tốt:

• Rà lại nội quy lao động, NDA và quy trình truyền thông.
• Viết 1 trang chính sách mạng xã hội, ngắn gọn, dễ đọc.
• Tạo mẫu xin phép đăng ảnh/bài liên quan công ty.
• Nhắc đội sale, CSKH, marketing, HR về ranh giới giữa “chia sẻ” và “lộ thông tin”.

Nếu doanh nghiệp bạn có banner cookie, form đăng ký, lưu bằng chứng đồng ý, hoặc quy trình xử lý yêu cầu dữ liệu, consent.vn có thể giúp chuẩn hóa luôn phần đó để đồng bộ với chính sách nội bộ.

Nguồn: Bộ luật Lao động 2019 thuvienphapluat.vn; Bộ luật Dân sự 2015 thuvienphapluat.vn