Điều khoản bảo mật trong hợp đồng lao động: cần có gì?

Điều khoản bảo mật trong hợp đồng lao động là gì?

Điều khoản bảo mật trong hợp đồng lao động là phần quy định nhân viên không được tự ý tiết lộ, sao chép, gửi ra ngoài hoặc dùng sai mục đích các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. Nói ngắn gọn: đây là “luật chơi” để giữ dữ liệu nội bộ an toàn ngay từ lúc tuyển dụng.

Theo Điều 21 khoản 2 BLLĐ 2019, người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận nội dung liên quan đến bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Với doanh nghiệp Việt Nam, điều khoản này thường đi kèm với NDA, nội quy công ty, quy chế IT, hoặc phụ lục hợp đồng.

Ví dụ thực tế: shop online có file giá nhập, file khách hàng sỉ, kịch bản quảng cáo, tài khoản quảng cáo, công thức sản phẩm. Nếu không có quy định rõ, nhân viên nghỉ việc mang file đi thì rất khó xử lý dứt khoát vì ngay từ đầu doanh nghiệp chưa “định danh” đâu là bí mật.

Điều khoản này cần có những nội dung gì?

Nên có 6 phần tối thiểu, càng rõ càng dễ áp dụng.

Ranh giới hợp lý của điều khoản bảo mật là gì?

Điều khoản bảo mật nên vừa đủ chặt để bảo vệ doanh nghiệp, nhưng không nên quá rộng đến mức “cấm tất cả”.

Một số ranh giới hợp lý:

• Chỉ bảo vệ thông tin thật sự có giá trị: danh sách khách hàng, dữ liệu doanh thu, công thức, source code, chiến lược giá, tài khoản truy cập.
• Không nên gom mọi thứ thành bí mật: nội quy chung, mẫu bảng lương công khai nội bộ, thông tin đã công bố ra thị trường thì không nên coi như bí mật tuyệt đối.
• Không cấm nhân viên dùng kinh nghiệm nghề nghiệp: nhân viên có thể mang theo kỹ năng, kinh nghiệm, cách làm chung của ngành; điều khoản bảo mật chỉ nên cấm tiết lộ thông tin cụ thể của công ty.
• Giám sát phải có chừng mực: nếu doanh nghiệp dùng email công ty, phần mềm chấm công, camera hay log truy cập, nên công khai quy chế trước. Với kỹ thuật bảo mật hệ thống, có thể tham chiếu Luật An toàn thông tin mạng 2015 để xây dựng biện pháp phù hợp.

Lưu ý quan trọng: cam kết không cạnh tranh sau khi nghỉ việc ở Việt Nam còn nhiều tranh luận về hiệu lực. Nếu muốn dùng, nên soạn rất cụ thể và nhờ luật sư rà lại, đừng mặc định là cứ ký là chắc chắn thắng.

Vi phạm điều khoản bảo mật thì xử lý thế nào?

Cách xử lý nên đi từ nhẹ đến nặng, và phải có chứng cứ.

Với doanh nghiệp, đừng chỉ viết điều khoản rồi để đó. Hãy gắn nó với 3 thứ: phân quyền truy cập, quy chế sử dụng email/thiết bị, và lưu bằng chứng đồng ý của nhân viên. Nếu bạn cần mẫu lưu consent hoặc DSAR cho quy trình nội bộ, consent.vn có thể giúp chuẩn hóa đầu vào.

Có mẫu câu điều khoản bảo mật nào dùng được ngay không?

Có. Dưới đây là mẫu ngắn, dễ đưa vào hợp đồng hoặc phụ lục:

Mẫu 1 — điều khoản cơ bản: “Người lao động cam kết giữ bí mật mọi thông tin kinh doanh, công nghệ, dữ liệu khách hàng, giá bán, báo cáo nội bộ, tài khoản truy cập và các thông tin khác do Công ty xác định là bí mật. Người lao động chỉ được sử dụng các thông tin này cho mục đích thực hiện công việc được giao, không sao chép, tiết lộ, chuyển giao hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân hay cho bên thứ ba khi chưa có chấp thuận bằng văn bản của Công ty.”

Mẫu 2 — thêm sau khi nghỉ việc: “Nghĩa vụ bảo mật của Người lao động vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt hợp đồng lao động đối với các thông tin thuộc phạm vi bí mật của Công ty, cho đến khi thông tin đó được công khai hợp pháp hoặc Công ty có văn bản chấm dứt nghĩa vụ bảo mật.”

Mẫu 3 — hệ quả vi phạm: “Nếu vi phạm nghĩa vụ bảo mật, Người lao động phải chấm dứt ngay hành vi vi phạm, phối hợp khắc phục hậu quả, hoàn trả tài liệu/dữ liệu liên quan và bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật và quy chế nội bộ của Công ty.”

Làm sao để điều khoản bảo mật có hiệu lực thực tế hơn?

Muốn điều khoản “sống” được, doanh nghiệp nên làm 4 việc:

• Tách danh mục bí mật thành phụ lục hoặc quy chế riêng.
• Cho nhân viên ký xác nhận đã đọc quy chế.
• Chỉ cấp quyền theo vai trò, không ai cũng có hết file.
• Có quy trình thu hồi quyền truy cập khi nghỉ việc.

Nếu hợp đồng có dùng ảnh nhân viên, ảnh khách hàng, hoặc trích dẫn nhận diện cá nhân, nên nhớ quyền hình ảnh theo Bộ luật Dân sự 2015 Điều 32. Đừng lấy ảnh để đăng quảng cáo rồi mới xin sau.

Nguồn: Bộ luật Lao động 2019; Bộ luật Dân sự 2015 thuvienphapluat.vn