Hướng dẫn · 21 tháng 6, 2026
Mẫu thỏa thuận bảo mật NDA cho nhân viên: cần gì, viết sao?
Khi nào cần NDA với nhân viên, điều khoản cốt lõi, thời hạn và mẫu điều khoản điền sẵn theo Bộ luật Lao động 2019 Điều 21.
Trả lời nhanh
Mẫu thỏa thuận bảo mật NDA cho nhân viên là gì?
Nói ngắn gọn, đây là thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân viên để giữ kín thông tin mà nhân viên biết được trong quá trình làm việc. Với SME, NDA thường đi kèm hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ, thay vì làm một văn bản quá “luật sư hóa”.
Điểm cần nhớ: theo Điều 21 khoản 2 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ. Nghĩa là bạn nên tập trung vào những thông tin thật sự cần bảo vệ, không gom tất cả mọi thứ vào một câu chung chung.
Khi nào doanh nghiệp cần ký NDA với nhân viên?
Câu trả lời thực tế là: khi nhân viên có thể nhìn thấy thứ mà nếu lộ ra sẽ gây thiệt hại cho công ty.
Ví dụ rất đời thường:
- Nhân viên sales giữ file khách hàng, bảng giá, chiết khấu.
- Nhân viên vận hành thấy quy trình giao hàng, nhà cung cấp, chi phí.
- Dev/IT chạm vào mã nguồn, API key, dữ liệu hệ thống.
- Marketing biết kế hoạch ra mắt sản phẩm, ngân sách, tệp khách hàng.
- Kế toán/HCNS giữ lương, hợp đồng, hồ sơ nhân sự.
Nếu công ty chỉ có 3–5 người, vẫn nên có NDA hoặc điều khoản bảo mật tối thiểu. Lý do không phải “cho đủ giấy”, mà để sau này có căn cứ nhắc nhở, thu hồi dữ liệu, và xử lý khi nhân viên nghỉ việc.
Các điều khoản cốt lõi cần có trong NDA là gì?
Nên viết ngắn, rõ, đo được và có thể thực hiện được. Một NDA tốt thường có 6 phần sau:
| Điều khoản | Nên ghi gì | Tránh ghi gì | |
|---|---|---|---|
| Phạm vi thông tin bảo mật | Liệt kê nhóm thông tin: khách hàng, giá, mã nguồn, tài liệu nội bộ, chiến lược, dữ liệu cá nhân | Câu quá rộng như “mọi thông tin công ty biết được” | |
| Mục đích sử dụng | Chỉ dùng cho công việc được giao | Không ghi chung chung khiến nhân viên khó hiểu | |
| Nghĩa vụ bảo mật | Không sao chép, không gửi ra ngoài, không chia sẻ trái phép, báo ngay khi lộ lọt | Chỉ ghi “phải giữ bí mật” mà không có hành vi cụ thể | |
| Thời hạn | Trong thời gian làm việc và sau nghỉ việc X năm, hoặc đến khi thông tin công khai hợp pháp | Ghi vô thời hạn cho mọi loại thông tin | |
| Trả lại/xóa dữ liệu | Khi nghỉ việc phải trả laptop, USB, file, tài khoản, bản in; xóa dữ liệu cá nhân trên thiết bị cá nhân nếu có | Không có bước bàn giao rõ ràng | |
| Xử lý vi phạm | Kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại theo quy định và thỏa thuận | Ghi mức phạt “cắt cổ” nhưng không có căn cứ |
Ngoài ra, nếu công ty có dùng dữ liệu cá nhân của khách hàng hoặc nhân viên, nên tách phần bảo mật nội bộ với phần tuân thủ dữ liệu cá nhân. Hai việc này liên quan nhau nhưng không phải một.
Thời hạn NDA nên để bao lâu?
Không có một con số đúng cho mọi doanh nghiệp. Cách làm thực tế là chia theo loại thông tin:
- Thông tin vận hành thông thường: có thể bảo mật trong thời gian làm việc và 1–2 năm sau nghỉ việc.
- Bí mật kinh doanh, công thức, mã nguồn, chiến lược: có thể dài hơn, nhưng nên xác định rõ loại thông tin và lý do cần giữ kín.
- Thông tin đã công khai hợp pháp: không nên tiếp tục coi là bí mật.
Mẹo thực dụng: đừng ghi “vĩnh viễn” cho tất cả. Càng rộng, càng khó áp dụng và càng dễ bị phản ứng từ nhân viên. Tốt hơn là ghi theo nhóm thông tin và thời hạn tương ứng.
Có nên thêm điều khoản không cạnh tranh không?
Có thể cân nhắc, nhưng nên rất thận trọng. Ở Việt Nam, hiệu lực của cam kết không cạnh tranh sau khi nghỉ việc vẫn còn nhiều tranh luận. Vì vậy, đừng mặc định rằng chỉ cần ghi vào NDA là chắc chắn thi hành được.
Nếu muốn hạn chế nhân viên mang bí mật sang đối thủ, cách an toàn hơn thường là:
- xác định rõ bí mật cần bảo vệ;
- cấm tiết lộ, sao chép, sử dụng trái phép;
- giới hạn truy cập theo vai trò;
- thu hồi tài khoản, thiết bị, dữ liệu khi nghỉ việc;
- lưu bằng chứng bàn giao.
Mẫu điều khoản điền sẵn cho NDA nhân viên là gì?
Bạn có thể dùng mẫu ngắn dưới đây rồi chỉnh theo công ty:
Xác định thông tin cần bảo mật:
Điền rõ nhóm thông tin, ví dụ: “danh sách khách hàng, bảng giá, chính sách chiết khấu, mã nguồn, tài liệu nội bộ, kế hoạch kinh doanh”.
Ghi nghĩa vụ của nhân viên:
Nêu cụ thể: “không sao chép, không tiết lộ, không chuyển tiếp, không đăng tải, không sử dụng ngoài mục đích công việc”.
Chốt thời hạn:
Ghi: “trong thời gian làm việc và ___ tháng/năm sau khi chấm dứt hợp đồng lao động”.
Quy định trả lại dữ liệu:
Ghi: “khi nghỉ việc, nhân viên phải bàn giao toàn bộ tài liệu, thiết bị, tài khoản, bản sao dữ liệu và xác nhận đã xóa dữ liệu công ty khỏi thiết bị cá nhân nếu có”.
Nêu xử lý vi phạm:
Ghi: “vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật lao động, yêu cầu bồi thường thiệt hại và các biện pháp khác theo quy định”.
Mẫu điều khoản ngắn có thể dùng:
“Nhân viên cam kết giữ bí mật mọi thông tin thuộc phạm vi bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và thông tin nội bộ của Công ty mà mình biết được trong quá trình làm việc, bao gồm nhưng không giới hạn ở danh sách khách hàng, chính sách giá, dữ liệu vận hành, tài liệu kỹ thuật, mã nguồn và kế hoạch kinh doanh. Nhân viên không được sao chép, tiết lộ, chuyển giao, đăng tải hoặc sử dụng các thông tin này cho mục đích ngoài công việc được giao. Nghĩa vụ bảo mật có hiệu lực trong thời gian làm việc và tiếp tục có hiệu lực ___ tháng/năm sau khi chấm dứt hợp đồng lao động đối với các thông tin chưa được công khai hợp pháp. Khi nghỉ việc hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Công ty, nhân viên phải hoàn trả toàn bộ tài liệu, thiết bị, tài khoản và xóa dữ liệu của Công ty khỏi thiết bị cá nhân (nếu có). Vi phạm nghĩa vụ bảo mật có thể bị xử lý theo nội quy lao động, yêu cầu bồi thường thiệt hại và các biện pháp khác theo quy định pháp luật.”
Làm sao để NDA có thể dùng được trong thực tế?
Đừng chỉ ký rồi cất tủ. Hãy làm 4 việc này:
- Gắn NDA với quy trình onboarding, cấp quyền truy cập và bàn giao thiết bị.
- Có danh mục thông tin mật theo từng phòng ban.
- Lưu bằng chứng đã giải thích và nhân viên đã ký.
- Khi nghỉ việc, làm checklist thu hồi tài khoản, thiết bị, file và xác nhận xóa dữ liệu.
Nếu bạn đang quản lý website, app, CRM hay file khách hàng, có thể kết hợp NDA với quy trình lưu bằng chứng đồng ý, phân quyền truy cập và xử lý yêu cầu dữ liệu để đỡ rối về sau.
FAQ về mẫu thỏa thuận bảo mật nda cho nhân viên
- Thường không cần. Quan trọng hơn là nội dung rõ ràng, có chữ ký hợp lệ và gắn với hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ.
- Có thể, nếu hai bên thỏa thuận. Nhưng nên giải thích rõ lý do và nội dung, tránh đưa một bản quá rộng khiến nhân viên không hiểu mình đang cam kết gì.
- Có thể áp dụng nếu họ được tiếp cận thông tin cần bảo mật. Thử việc vẫn có thể nhìn thấy dữ liệu nhạy cảm, nên nên ký từ sớm.
- Doanh nghiệp nên có bằng chứng về thông tin mật, phạm vi bảo mật, việc bàn giao và thiệt hại. Từ đó mới xem xét kỷ luật nội bộ, yêu cầu bồi thường hoặc bước xử lý phù hợp.
Nguồn: Bộ luật Lao động 2019 thuvienphapluat.vn
Bắt đầu ngay — cài đặt trong 5 phút.
Cần hỗ trợ tuân thủ PDPL?